LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS QUE NO PUEDEN FALTAR EN UN CONTRATO DE PRODUCCION.

LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS QUE NO DEBEN FALTAR EN UN CONTRATO DE PRODUCCIÓN.

................Las negociaciones con los fabricantes Chinos tienen como característica que todas nuestras especificaciones serán aceptadas en el momento pero olvidadas después................y para ello debemos estar preparados.

Los contratos de producción, contratos de compra-venta, o simplemente, el contrato entre las partes es el instrumento legal que nos protege cuando estamos produciendo en China. Por suerte, en el 90% de los casos, los fabricantes aceptan nuestros contratos, no sin antes estudiarlos y proponer un sin numero de modificaciones, pero independientemente de ello eso nos da determinadas ventajas interpretativas ya que supuestamente conocemos bien el contenido de nuestro contrato con las terminologías usadas en nuestro ámbito empresarial. De lo contrario, si usamos el contrato del fabricante, es casi seguro que tengamos que aprender e incluso preguntar por determinados términos. 

Loc contratos son el respaldo legal de las producciones pero no deben convertirse en algo formal sino en una verdadera herramienta de trabajo, legible y de consulta constante. Foto del autor.

He visto contratos de todo tipo, contratos de 5 paginas y contratos de 48 paginas. Si el contrato es del fabricante, este solo trata de proteger la producción pero si el contrato es nuestro entonces queremos preveer y registrar cualquier evento para protegernos y mas aun si tenemos la fobia del miedo al Made in China. Ante todo eso hay una gran realidad,  las partes solo miran los conceptos prácticos del contrato y obvian el resto de los detalles y terminologías jurídicas que engordan las escrituras.  

¿CUAL DEBE SER LA ESTRUCTURA BÁSICA DE UN CONTRATO DE PRODUCCIÓN CON EL PERDÓN DE LOS JURÍDICOS?

• Breve descripción de las empresas, lo que se conoce como las partes.
• Descripción de la compra o producción en cantidades y montos.
• Términos de pagos.
• Especificaciones del producto y  la producción.
• Términos de entrega y embarque.
• Tratamiento a las reclamaciones.
• Anexos complementarios.

He escuchado criterios de todo tipo sobre los contratos. Los mas liberales se concentran en el producto y los mas conservadores quieren tenerlo todo previsto y sus contratos llegan a 50 paginas sin darse cuenta que nadie lo leerá completo. En mi opinión, después de ver varios contratos y la forma en que reaccionan compradores y vendedores ante ellos, tenemos que ser lo mas prácticos posible para lograr que el contrato sea leído y entendido por las partes. Una buena forma de lograr esto es teniendo un cuerpo de contrato que haga referencia a diferentes anexos que son los que tendrán los detalles específicos de cada parte tocada en la escritura.

Por ejemplo: 

Clausura XX: Condiciones de entrega y embarque: La mercancía sera entregada en condiciones FOB al comprador, en los plazos y especificaciones de embarque definidas en el anexo X:......................esto permite que se analicen por separado cada requerimiento sin necesidad de estar revisando para adelante y para atrás las paginas del contrato cada vez que se toque un tema. Simplemente se busca el anexo y se discute o intercambia cualquier condición. El cuerpo del contrato sera pequeño pero existirán sub carpetas con todos los anexos necesarios y en los intercambios posteriores con el fabricante solo hay que decirle......por favor revisen el anexo X.

Ahora bien, en todos los contratos hay un denominador común que no puede faltar y es determinante para garantizar que el producto contratado sea fabricado de acuerdo a nuestras necesidades. Este elemento común son los requerimientos y especificaciones del producto. Las negociaciones con los fabricantes Chinos tienen la característica de que todas nuestras especificaciones serán aceptadas en el momento pero olvidadas una hora después. Entre las causas de este comportamiento te doy 6 razones:

• El primer nivel de negociación es con un empleado del grupo de ventas que tratara de coger notas pero nunca serán suficientes o solo anotara las posibles cantidades a producir y los plazos de entrega.

• El vendedor solo sabe y quiere vender, solo domina las especificaciones básicas del producto. El resto de las especificaciones serán transparentes para el. Es un vendedor, no un especialista.

• Una vez concluida la visita inicial, el vendedor dará cuenta a sus jefes y estos a su vez intercambiaran con el resto de los departamentos concentrándose en el tipo de modelo, las cantidades, el precio y los embarques.

• Toda la estructura de la fabrica estará en función de la producción, pero nadie preguntara por las especificaciones. Ellos asumirán las especificaciones propias del producto que van a ensamblar y obviaran si existen o no requerimientos mas específicos. En este punto el vendedor no esta presente, el vendedor ya termino su proceso de venta y tu producto ahora esta en manos de las lineas de producción. Todas tus especificaciones quedaron en las manos del olvido del vendedor.

• Puede pasar un tiempo considerable entre las primeras negociaciones y el inicio de la producción. ¿y a esa hora quien se acuerda de aquella particularidad que meses atrás solicitaste y fue aceptada para tu producto?.

• El interlocutor inicial, es decir, el vendedor que nos atendió en las negociaciones iniciales puede ser sustituido o puede marcharse a otra posición por lo que nuestros intercambios sobre los requisitos y especificaciones que necesitamos quedan en el aire.

Esta es la razón por lo que como regla absoluta todas las especificaciones y requerimientos deben quedar por escrito y debe mantenerse un intercambio constante con el fabricante aunque nos parezca excesivo. Debemos incluso precisarle al fabricante que nos de respuesta del entendimiento y aceptación de nuestros requisitos y especificaciones. La forma que recomiendo es a través de los anexos y en formas de fichas cortas que el fabricante pueda imprimir y entender fácilmente.

Esa es la única forma de reclamar, detener, corregir, incluso no aceptar una producción. Lee la siguiente experiencia para que te des cuenta de lo que pasa en las relaciones con los fabricantes.

Ejemplo de ficha técnica para los motores de los pequeños electrodomésticos intercambiada con los fabricantes contratados y que debe aparecer como un anexo del contrato. Este tipo de organización del trabajo permite que no queden margen a las iniciativas por parte de los fabricantes y que tu producto sea fabricado de acuerdo a los requisitos pactados. Foto del autor

Hace algunos años, cuando la compañía para la que prestaba servicios en aquel entonces preparaba viajes a China, seleccionaba y evaluaba productos in situ y dejaba encargada las producciones, fue seleccionado un Reproductor de DVD de un fabricante para ser contratado. Después de pasar las pruebas de rigor, se preparo su ficha de producción y se dejo firmado el contrato con el fabricante. Entre una cosa y otra, fundamentalmente temas económicos, pasaron 8 meses y coincidentemente en la siguiente visita a China esta en pleno apogeo la producción de nuestro aparato. Mi colega y yo, representando la parte técnica de nuestra compañía, nos presentamos en la linea de producción y tomamos varias muestras al azar. Para nuestra sorpresa se estaba incumpliendo uno de los requerimientos entregados al fabricante.

Habíamos indicado  durante la evaluación del producto y la contratación del mismo que la cinta flexible del lector óptico del aparato se moviera libremente y no estuviera fija al bloque optico. Ya teníamos experiencias anteriores del daño prematuro de esta cinta al ser usada en esta posición. De inmediato señalamos el problema y comenzó entonces el tira y encoge (el intercambio con el fabricante). Expusimos nuevamente nuestro requerimiento y fueron apareciendo entonces diferentes niveles de categorías de dirección del equipo del fabricante para tratar de convencernos de que la cinta en la posición en que se estaba colocando en la linea de producción no tendría dificultades. Los escalones de mando no se detuvieron en llegar hasta que llego el ingeniero principal de la fabrica, al que por lo general no se tiene acceso ni participa en las negociaciones de una producción. Con toda su autoridad y signos de autosuficiencia también trato de convencernos de nuestro error haciendo referencias a producciones similares para otros clientes y la gran experiencia de su fabrica. Estábamos en un callejón de salida, teníamos mas de 5 directivos, técnicos e ingenieros intentando ridiculizarnos pero mi colega y yo, técnicos también y con la metrica de una asistencia tecnica,  estábamos convencidos de la necesidad de colocar la cinta flexible en la posición solicitada y fue entonces cuando no nos quedo mas remedio y ante la falta de convencimiento amigable que decir....................nosotros solicitamos esta modificación, aquí esta la ficha técnica con la que ustedes estuvieron de acuerdo, ese es nuestro producto y nosotros somos el cliente y lo estamos pagando. Detengan la producción y coloquen correctamente la cinta..............aquello no gusto para nada, hablaron entre ellos en idioma chino por lo que no entendimos nada y nos informaron que al día siguiente montarían una nueva linea de produccion para rectificar los aparatos ya terminados y que corregirían la linea que estaba funcionando hasta ese momento.  Nosotros a su vez les informamos que uno de nosotros estaría presente al día siguiente para supervisar la producción.......y así fue.......mi compañero participo al dia siguiente en toda la producción para comprobar que fueran efectivos los cambios...............por suerte, ya que intentaron colocar la misma cinta ya usada y marcada en la nueva posición lo que fue reclamado y exigido el uso de una nueva cinta....................................durante la comercialización del producto este no presento ninguna incidencia negativa por esta causa.

¿POR QUE PASAN ESTAS COSAS?

• Lo que no queda escrito se olvida al pasar el tiempo. Los fabricantes toman pocas notas y en los encuentros iniciales dicen que si a todo. Lo que queda claro para ti ellos lo olvidan rápidamente. Por suerte en nuestro contrato estaba la ficha técnica del aparato pero aun así, 8 meses después no había sido leída.

• El fabricante tiene muchos clientes y no le dedica tiempo a revisar las especificaciones individuales de cada uno. Cuando les ponen una orden de producción solicitan el pago previo, compran la materia prima, montan la linea de producción y comienzan a producir. Esto se hace mas critico aun cuando el modelo es un OEM de la fabrica sobre el que ya tienen experiencias de producción. Es en ese momento cuando mas tenemos que intercambiar y precisar con el fabricante......¿como?, ...pues haciéndole referencia a las fichas y no al volumen del contrato.

• Los fabricantes no reciben retroalimentacion de sus clientes por lo que para ellos sus productos tienen baja incidencia de fallos. Esto es una realidad, muy pocos clientes retroalimentan al fabricante, prefieren asumir las perdidas porque son distribuidores intermedios o cambiar de fabricantes. Esta es la razón por la que para los fabricantes sus productos nunca fallan.

• Por principio todas las producciones deben ser supervisadas para evitar estos errores. Cuando trabajas con productos de bajo costos, incluso de gama media, estas obligado a supervisar las producciones y verificar la correspondencia de las mismas con tus requisitos.

Fragmento de la ficha tecnica dejada al fabricante para el montaje de la cinta flexible del lector óptico de nuestro aparato. Todas las producciones deben tener una ficha tecnica con los requerimientos específicos de nuestros aparatos. Foto del autor.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS QUE NO DEBEN FALTAR EN UN CONTRATO EN FORMA DE ANEXOS Y FICHAS.

• La marca y modelo.

• Especificaciones generales del producto como pueden ser el voltaje, la frecuencia, la potencia, la zona geográfica, la norma de televisión, la humedad, la salinidad y demás especificaciones generales que identifican al producto para su destino. 

• Requerimientos específicos del producto como pueden ser algún tipo de modificación o característica de alguna parte o componente. Las especificaciones y requerimientos específicos conforman la Ficha tecnica del producto.

• La Ficha tecnica de producción. Es la guía a partir de la cual se supervisara la producción para comprobar que se están cumpliendo todas las especificaciones y requerimientos solicitados. En esta ficha aparecerán los elementos que deben ser revisados en las lineas de producción con mayor énfasis.

• La ficha de control de la calidad. Debe contener los diferentes controles de calidad que se harán a los aparatos incluyendo las pruebas de vida, su duración y tipo.

• Los términos y condiciones de la garantía. Aquí se deben incluir los porcientos aceptados a partir se realizaran las reclamaciones, el tiempo de garantía que otorga el fabricante, los recambios que el fabricante entregara para la asistencia tecnica y la permanencia de estos en el mercado.

• Copia de las certificaciones y marcaciones que tendrá el producto.

• Copia de los Test Report (reportes de laboratorios) que tu producto pueda tener previo a la producción. Esto se cumple para determinados productos que necesitan ser testeados y comprobados antes de su producción, por ejemplo, los refrigeradores tropicalizados.

Un ejemplo de fragmento de una Ficha tecnica de supervisión. El supervisor debe verificar que en la linea de producción se cumplan estos requisitos. El fabricante debe tener estos requisitos en su contrato y haberlos aceptado durante las negociaciones y cierre de precios. Foto del autor.

Por ultimo una recomendación y otra vez pido perdón a los jurídicos. Los contratos de producción, a pesar de, que por el hecho de ser contratos, tienen una trascendencia juridica y legal, deben ser sencillos, legibles, documentados gráficamente y amenos, de forma tal que tanto para compradores como para productores se conviertan en elemento de consulta obligada y motivada y no en un simple rollo de 20-30-50 paginas ilegibles que terminan en archivos y gavetas.