LA VERDADERA UTILIDAD DEL CONTRATO DE PRODUCCION

De una forma u otra llevaba años participando en las cadenas productivas en China, pero desde el momento en que tome el control completo para gestionar producciones uno de los puntos que mas trabajo me costo atemperar, adaptar y modificar fue el proceso de contratación ya que a los fabricantes NO les interesa firmar un contrato de producción..............

Siempre he comentado que en los procesos de compra e importación en China se pueden desarrollar varios escenarios pero el mas critico es cuando trabajamos a distancia, sin agentes ni estructura en China.

Hay un dicho que dice....una cosa es con violín y otra con guitarra......y este refrán popular encaja perfectamente durante todo el proceso de relaciones productivas con los fabricantes Chinos. 

Podemos ser titulados en ingeniería, abogacía, comercio internacional y demás, pero si hacemos cumplir el libreto que tenemos debajo del brazo a la hora de contratar una producción posiblemente fracasemos o en el mejor de los casos se nos presenten varios dolores de cabeza intentando seguir la teoría y pero chocando con el terreno de cada productor.

Las relaciones productivas con los fabricantes supera toda teoría en la materia. Mi recomendación es saber la teoría y después atemperarla con las realidades que se nos presentan en las relaciones con cada productor. Forzar el cumplimiento teórico de una guía puede llevar al fracaso de un producto. Foto del autor.

Quizas muchos no estarán de acuerdo conmigo pero existen guías redactadas, pasos a seguir, reglas, etc., en su mayoría con la vista puesta fuera del ruedo y no participando del proceso, pero gestionar en la practica una producción, y mas aun si son pequeños o medianos fabricantes, trading o distribuidores, y peor aun, si son productos low cost, supera cualquier concepto teórico que podamos tener o redactar.

Después años en esas funciones tendrás tu propio libreto bien diferente al que dicen los libros y entendidos en la materia y podrás concentrarte realmente en el centro de los problemas para sacar adelante una producción, contratación e importación desde China. 

Pero ojo: Esto no quiere decir que no debas conocer la teoría ni leer y actualizar la literatura al respecto, todo lo contrario, el éxito radica en que sobre esa base teórica debes construir el camino practico que las relaciones con los fabricantes te brinda para minimizar tus riesgos productivos y debes estar atento a todos, los que como tu, también se relacionan con ese mundo de fabricantes e importadores.

De una forma u otra llevaba años participando en las cadenas productivas en China, pero desde el momento en que tome el control completo para gestionar producciones uno de los puntos que mas trabajo me costo atemperar, adaptar y modificar fue el proceso de contratación ya que a los fabricantes NO les interesa firmar un contrato de producción.  

Mi primera interrogante surgió cuando después de transitar con un fabricante todo el proceso de selección del producto, cotización y testeo, llego el momento de contratar la producción y el  productor, me dice.........-por favor, realice el deposito para comenzar la producción-..........y créanme que me quede en el aire........¿y el contrato?, ......pero desde entonces siempre ocurre igual.

¿POR QUE AL FABRICANTE NO LE INTERESA EL CONTRATO?

En primer lugar tenemos la idiosincrasia China. Los negocios se basan en la confianza y basta la palabra empeñada. Cuando ambas partes se identifican como confiables es suficiente y el empresario Chino considera la relación de trabajo como una relación de amistad.  Esta es una de las razones por la que prefieren los negocios cara a cara. Pero esto no funciona en el mundo real y son pocas las veces en que podemos estar cara a cara con los fabricantes y pocas las veces también en las que podemos confiar.

En segundo lugar el fabricante es solo eso, un fabricante. Así piensan. Tu pagas por una producción y el se encarga de ejecutarla. Para ellos es como comprar en una tienda, claro esta salvando las distancias, tu escoges el producto y un dependiente te lo entrega. ¿Para que entonces un contrato?, se preguntan ellos. Observen que durante todo el proceso de negociación solo hay dos condiciones en las que los fabricantes insisten. El deposito previo y el pago del resto del balance al concluir la producción y antes del embarque. El resto de la negociación corre el riesgo de quedar en el aire.

En tercer lugar los contratos son tediosos y solo apuntan a términos y vocabulario legal que nada tienen que ver con una producción. El fabricante lo sabe y NO lo lee. En una ocasión preste servicios para una compañía que tenia 42 paginas de contrato. De ellas solo una (1) dedicada al producto. Las restantes 41 paginas eran todas amenazas para el fabricante. Una vez un dueño de fabrica me comento........-¿para que tanto papel?-...............si yo me equivoco con tu producto tu no me entregas el resto del balance hasta que yo no lo rectifique.

En cuarto lugar, aunque firmemos los contratos en ingles, solo si certificamos la traducción podremos darle alguna validez legal. Por otra parte traducirlo al Chino incorpora costos y aumenta los riesgos ya que no conocemos el idioma como para estar de acuerdo con los textos del contrato. He visto muchos contratos en Chino e Ingles, pero siempre hay una clausura que dice....-en caso de disputa la versión predominante es la versión en idioma Chino-..............¿y quien certifica que esa versión tiene la traducción correcta?, ¿un empleado que tu tienes en China?....jajajaj  

Y por ultimo, la mayoría de los fabricantes y mas comúnmente los pequeños y medianos productores no reconocen jurisdicción legal fuera de China, incluso fuera de la provincia o ciudad donde realizan su actividad comercial. Sin embargo la mayoría de los contratos, al no contar los clientes con estructura en China ni empresas registradas en China, establecen como espacio para resolver conflictos las cortes internacionales de comercio, en países supuestamente neutrales para las partes desconociendo que no son reconocidas por el fabricante.

Por otra parte, es mas costoso para ambas partes llevar a una corte internacional un litigio que para el comprador perder el deposito y para el fabricante perder el pago final. En este punto siempre es el comprador quien lleva las de perder pues la mercancía terminada puede ser rematada por el productor con otros clientes.

ENTONCES, ¿PARA QUE UN CONTRATO?

En la practica el fabricante intentara obviar este paso, sin embargo es muy conveniente y útil firmar un contrato. 

En la mayoría de las relaciones con pequeños y medianos fabricantes donde trabajamos marcas OEM, el contrato prácticamente no tiene valor para el productor y su primera intención sera obviarlo. Tu haces el deposito, ellos producen la mercancía, tu pagas y ellos te la envían. Así de sencillo. Pero en la practica necesitas proteger tu producto de algunas eventualidades por lo que aprovecha y pon tu el contrato con tus condiciones. Foto del autor.

Contrariamente a como funciona normalmente, donde el serviciador es quien muestra el contrato con sus condiciones y teniendo en cuenta lo explicado sobre el desinterés del productor (serviciador) en firmar un contrato, ya debes imaginarte que la escritura del contrato corre por tu cuenta y debes aprovechar para tener resumidas todas tus reglas. Reglas practicas por el bien del producto y reglas objetivas de protección para tu negociación. Nada mas.

Estas son las razones para SI tener un contrato con el fabricante. 

• Durante todas las etapas de la negociación, van determinándose un grupo de especificaciones, detalles y acuerdos que van quedando en e-mails perdidos en el tiempo. Es precisamente la escritura del contrato lo que nos permite tener resumidos todos los acuerdos tomados en beneficio del producto y la negociación. Con esto no hay forma después de no recordar un acuerdo y sobre todo hacérselo recordar al fabricante.

• El contrato es el lugar ideal para presentar al fabricante todas las especificaciones técnicas del producto seleccionado. Con esto no hay riesgos de equivocaciones o modificaciones sin previo aviso y acuerdo entre las partes.

• Aunque el fabricante no de importancia a la presencia de un contrato, tampoco es tan tonto como para obviarlo. Los procesos productivos pueden tener diferentes dificultades, puede agotarse una materia prima, parte o componente, puede remplazarse a un proveedor de piezas y partes, puede detenerse la producción, etc, etc y tener bien definidas estas acciones en el contrato hace que el productor preste atención a tu producto y evite equivocarse. La palabra empeñada tiene gran valor pero la palabra firmada determinada una solución a nuestro favor y en favor de nuestro producto.

• Otro elemento de peso para justificar la presencia del contrato aunque al fabricante no le interese es que las etapas de negociación fluyen con representantes comerciales pero para llegar a la producción este debe dar indicaciones y pasar las decisiones a otras partes de la cadena de mando, por ejemplo, Directores comerciales, Directores de producción, jefes de plantas, jefes de lineas de montaje y así sucesivamente y ¿tu estas seguro que todo lo pactado, incluyendo tus requerimientos y especificaciones, serán transmitidas sin distorsión?......................yo no estoy seguro y con la siguiente experiencia te lo argumento.

Recientemente estaba gestionando una producción y el fabricante me entrego el contrato firmado en 12hrs sin ningún tipo de comentario, duda o aclaración. De antemano supe que no lo había leído pues cuando se revisa cualquier tipo de contrato siempre hay términos que cambiar o modificar de acuerdo al punto de vista y conveniencia de las partes y mas si estamos utilizando un idioma que no es el del productor, en este caso el ingles.

Durante la producción se detecto que la etiqueta de marcacion del producto había sido colocada erróneamente y a continuación les expongo el intercambio con el fabricante:

Aquí se puede observar la posición errónea de colocar la etiqueta de marcacion. ¿Como nos podemos proteger contra estos errores y lograr que el fabricante rectifique el error? Foto del autor

Yo: Fabricante, esa etiqueta esta colocada en un lugar erróneo, por favor es necesario colocarla correctamente.

Fabricante: Sentimos mucho el inconveniente, la etiqueta es plana y si la colocamos sobre una superficie irregular puede quedar con arrugas.

Yo: Todas las etiquetas son planas y en el caso de este producto el lugar correcto y reconocido es el que se indica en la imagen que le envío.

Fabricante: Ya tenemos producidas 2000 unidades, por favor acepte la etiqueta en ese lugar.

Yo: Estéticamente no podemos aceptar la etiqueta en ese lugar, además, en el anexo 2 del contrato se indicaba el lugar correcto para colocar la etiqueta.   

Fabricante. De acuerdo, re haremos el trabajo otra vez. 

La palabra mágica.......-en el anexo del contrato se indico el lugar correcto para colocar la etiqueta-............El fabricante no reviso el contrato pues ya sabemos que no le dan importancia y de hecho no lo necesitan pues tu llevas las de perder si no pagas la producción pero tu inteligentemente dejaste por escrito y con su firma las indicaciones para la produccion. El productor intentara no virar atrás y convencerte pero si no le queda mas remedio lo hará, esta en juego su reputación personal y empresarial. Nada de amenazas ni litigios, solo como dice el dicho...-papelito habla-.........

De esta anectoda se pueden sacar varias conclusiones, pero las que nos ocupa es que el hecho de que al fabricante no le interese firmar un contrato de producción y en consecuencia no te lo presente, debes utilizarlo a tu favor y redactar un contrato que proteja tu producto. De esta forma evitaras dolores de cabeza.

6 RECOMENDACIONES PARA PRESENTAR UN CONTRATO DE PRODUCCIÓN LEGIBLE Y EFECTIVO.

• El máximo de paginas debe ser 10. Lo ideal es entre 5 y 8 paginas.
• En el cuerpo del contrato solo refierete a detalles generales.
• Las especificaciones, planificaciones, detalles del producto y demás particularidades ponlos en forma de anexos.
• Las clausuras del contrato deben ser reales y objetivas, adaptadas al comportamiento real que tendrá tu producción y sus eventualidades.
• Los términos de tiempo y plazos deben ser flexibles y objetivos. No se debe precisar un tiempo fijo sino un intervalo o un tope. 
• No se debe hacer uso abusivo de las penalidades. Solo se debe amenazar con penalizar si ocurren eventos y violaciones graves con la producción o el producto. 

ESTRUCTURA BÁSICA DE UN CONTRATO DE PRODUCCIÓN.

Aquí de seguro vuelvo a entrar en discrepancia con los especialistas pues dicen los entendidos que la estructura básica de un contrato lleva 23 puntos pero teniendo en cuenta todo lo explicado anteriormente debes concentrarte en los siguientes puntos para realmente garantizar y proteger mediante escritura tu producto.

1. La presentación de las partes.
2. El objetivo del contrato.
3. Los términos de la producción.
4. Los términos de calidad e inspección.
5. La garantía del producto y su comportamiento pos venta.
6. El empaque y envío de la mercancía.
7. Los términos de pago.
8. La solución de disputas.
9. Otras condiciones. 

LOS ANEXOS.

Aquí es donde realmente vas a poner en blanco y negro como tiene que ser tu producto. El objetivo principal de los anexos es que el fabricante tenga disponible y a su alcance una sola hoja donde revisar e indicar lo que se debe cumplir con tu producto y que no se pierda buscando dentro de 40 paginas que fue lo pactado. Los principales anexos deben relacionarse con:

• Lo contratado. Productos, modelos, marca, cantidades, precios y totales.
• Las especificaciones del producto.
• Las especificaciones para la producción.
• Los listados de piezas de repuestos y partes para la garantía del producto.
• Los detalles para el embarque. Puerto de salida, puerto de entrega, naviera y demás.
• Otras normas de interés como pueden ser el empaque, dimensiones, contenerizacion y demás. 

Hasta aqui, a grandes rasgos lo que debes saber del proceso de contratación de una producción, sobre todo si vas a trabajar a distancia. En este otro articulo puedes ampliar mas detalles sobre las contrataciones de las producciones. Si necesitas ampliar alguna informacion o particularizar una situacion, no dudes en contactarme. También puedes revisar los servicios que pongo a tu disposición y descargarlos en el siguiente link.

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